PERSONDATA

KORTLÆGNING PÅ 1 SIDE

Kortlægning af Jernløse Gymnastikforening

Vi anvender Conventus som administrationssystem til mail og sms

Vores privatlivspolitik er gjort lettilgængelig på www.jernloesegymnastik.dk

Persondata som registreres:
Navn, adresse telefon, mobil, brugernavn, password e-mail, køn

Persondatatyper som findes i systemet:
Fødselsdage men ikke CPR-nummere

Oplysningerne behandles med følgende formål:
Kontakt til medlemmerne via sms og mail

Følgende personer har adgang til oplysningerne:
Bestyrelsen har adgang til alle oplysninger via Conventus
Trænere har adgang til telefonnumre via Conventus
Medlemmerne har adgang til telefonnumre via Conventus

Oplysninger slettes efter 1 år medmindre medlemmet skylder foreningen penge

Der sker ikke videregivelse af personoplysninger

PRIVATLIVSPOLITIK PÅ 7 SIDER

Jernløse Gymnastikforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Jernløse Gymnastikforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Lars Krebs
Adresse: Cikorievej 12 - 4420 Regstrup
CVR: 33799632
Telefonnr.: 71 70 73 99
Mail: lars.krebs@mail.dk
Website: http://www.jernloesegymnastik.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

2) Oplysninger om ledere og trænere:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest


Her indsamler vi oplysninger fra
• Normalt får vi oplysningerne fra dig

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i SVBK, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Denne privatlivspolitik blev oprettet den 22.10.2018

DOKUMENTATIONSPLIGT PÅ 2 SIDER

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Jernløse Gymnastikforening
Sasserupvej 11a - 4300 Holbæk. CVR 33799632
Lars Krebs har ansvaret for databeskyttelse i foreningen

Formålene med behandlingen:
Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning

Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer

Indhentelse af børneattester. Udbetaling af godtgørelse

Vi behandler følgende personoplysninger:
Navn, Mailadresse, Telefon, Adresse

Vi behandler vi oplysninger om:
Medlemmer, Ledere, Trænere

Vi videregiver oplysningerne til:
a) Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri
b) Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger

Vi sletter personoplysninger i foreningen:
a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer
i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
b) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt. CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb

Vi opbevarer alle personoplysninger i Conventus

Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden:
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet

Conventus kan følgende:
a) Foretage automatisk sletning
b) Give notifikationer om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data